Case Amsterdam Museum
Logistieke uitdaging
Stel je de smalle straten in het centrum van Amsterdam voor op een herfstachtige ochtend in november. Aan de ene kant trambanen en fietspaden op de Nieuwezijds Voorburgwal. Aan de andere kant een steeg met de toegangspoort naar de binnenplaats van het Amsterdam Museum. Mensen fietsen langs richting werk of school en toeristen ontdekken lopend de stad terwijl het team van Intersettle materiaal voor een paviljoen aan het uitladen is.
Een case over de opbouw van een transparant vision paviljoen voor een zakelijk evenement lijkt misschien niet bijzonder. Maar de locatie waar de tentoverkapping geplaatst werd maakte dit tot een heel uitdagend project. Onze collega Marlou Oudeman, senior accountmanager, vertelt waarom dit zelfs voor ons geen alledaagse situatie was.
Marlou: ‘Door Amsterdam Museum zijn wij gevraagd om een voorstel te doen voor een bedrijfsevenement op locatie. De feestelijke aftrap van de renovatie van het museum, met een bijeenkomst op de binnenplaats van het gebouw waar ook de burgemeester, wethouder en andere belangrijke betrokkenen bij aanwezig zouden zijn. Het was al snel duidelijk dat het qua logistiek een complex project zou worden’.
Voordat Intersettle een gespecificeerde offerte uitbrengt plannen wij altijd een locatiebezoek in. Dit vinden wij essentieel om alle mogelijkheden en uitdagingen in kaart te brengen. ‘Bij deze opdracht was het belangrijk direct een locatiebezoek af te leggen’ aldus Marlou. Samen met onze opdrachtgever Peter Jacobs bezocht zij de binnenplaats van het museumgebouw. ‘Wij zagen al snel dat er geen laad- en losplekken waren. Ook was er voor de heftruck geen vrije rijbeweging mogelijk.’
Goede voorbereiding is het halve werk
Er werd een gedetailleerd plan opgesteld door ons logistieke team. Voor dit project: onze hoofduitvoerders Frits en Maarten de Boer en onze projectmanager operations Mitchell Tijsen. ‘Voor zo’n uitdaging lopen we niet weg, we gaan er juist met veel plezier mee aan de slag’ aldus Mitchell. ‘We kunnen altijd terugvallen op de ervaring van ons team. Maarten en Frits wisten meteen hoe we te werk moesten gaan.’ Er werd besloten een laad- en losplek te creëren en het tentmateriaal tot het begin van de poort met de heftruck uit te rijden. Vanaf de poort moest het handmatig naar binnen gebracht worden, wat meer tijd en mankracht vereiste. ‘Naar het inhuren van een kraan is gekeken, maar helaas kon er op deze locatie niet gestempeld worden.’
Goede voorbereiding was het toverwoord voor dit project. Marlou heeft alles geregeld en nauw contact gehad met het logistieke team en de opdrachtgever. Marlou vertelt: ‘Ik vind het belangrijk de klant zo goed mogelijk bij de voorbereiding te betrekken om alle eventuele zorgen weg te nemen. Ook dat is maatwerk. Mogelijkheden zien, meedenken waar nodig, logistiek coördineren en de juiste voorbereidingen treffen’.
Opdrachtgever: Amsterdam Museum
Locatie: Centrum van Amsterdam
Periode: November 2024
Tijdelijke accommodaties: Transparant Vision Paviljoen met horizontale glaspanelen, 15×25 meter & VIP Pagodetenten met zijzeilen, 3×3 meter
Project: In het voormalige Burgerweeshuis is sinds 1975 het Amsterdam Museum gehuisvest. Inmiddels zijn de gebouwen toe aan een grootschalige renovatie en de vergunning daarvoor is in oktober definitief geworden. Voor de aftrap van de zogenoemde Capital Campaign vond op de binnenplaats van het Burgerweeshuis een groot evenement plaats.
Veiligheid voorop
Op de montagedag startte het team om zes uur ’s ochtends met het lossen van het tentmateriaal. Mitchell: ‘We kozen ervoor vroeg te beginnen om drukte te vermijden’. Maar zelfs op dit vroege tijdstip was het al bedrijvig op straat.
Ons Nederlandse team werd uitgebreid met collega’s uit Duitsland en in plaats van één hoofduitvoerder waren beiden aanwezig. Daardoor kon de locatie in twee gedeeld worden voor extra overzicht en veiligheid. Ook Mitchell was ter plaatse. ‘Normaal ben ik bij bedrijfsevenementen op locatie aanwezig als het een groot project is met veel toeleveranciers. Maar hier was ik nodig als extra paar ogen om de veiligheid van ons team en iedereen op straat te waarborgen. Fietsers, scooterrijders, wandelaars, ze kwamen van alle kanten en het was allemaal heel smal. Ik stond er middenin en was ook het aanspreekpunt voor de opdrachtgever.’
Resultaat boven verwachting
We zijn heel trots op het team dat op hoog niveau tenten heeft gebouwd, zelfs onder deze uitdagende omstandigheden. Maar dat kunnen wij natuurlijk wel vinden, wat vindt onze opdrachtgever Amsterdam Museum ervan? Peter Jacobs is adviseur beheer gebouwen voor Amsterdam Museum en onze directe contactpersoon tijdens het hele project: ‘Vanaf het eerste contact tot en met de demontage is de samenwerking tussen het museum en Intersettle heel prettig verlopen. De grote logistieke uitdaging werd enthousiast opgepakt in plaats van het als een bezwaar te zien. Het idee was om de gebouwen tijdens dit feestelijke bedrijfsevenement goed zichtbaar te maken en in de avond mooi uit te lichten. Daarvoor werd gekozen voor een nagenoeg geheel transparante tijdelijke accommodatie, geleverd door Intersettle. Het uiteindelijke resultaat was zelfs boven verwachting, getuige de vele spontane reacties die we op die avond konden horen’.
